La Faculté des Lettres et Civilisations du Pôle Facultaire Lettres et Langues de l’UCLy recrute un(e) Assistant(e) de Direction à temps complet dans le cadre du remplacement d’une collaboratrice. Rattaché(e) hiérarchiquement à la R.A.U (Responsable Administrative Universitaire) et fonctionnellement à la Direction de la Faculté des Lettres et Civilisations, ce(tte) collaborateur(trice) aura pour principales missions :

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITES :

En appui à la Direction et au secrétariat de la Faculté des Lettres et Civilisations :

• Assister sur le plan administratif la Direction de la Faculté des Lettres et Civilisations sur les différentes actions relevant de ses missions et les différents projets en cours et à venir,
• Constituer, organiser et gérer les dossiers nécessaires à la bonne conduite des missions de la direction,
• Préparer et organiser les rendez-vous, les réunions, les évènements de la Faculté,
• Réaliser des comptes rendus de réunions, relevés de décisions et suivre les actions menées,
• Gérer et suivre les agendas (prise de rendez-vous), filtrer les appels,
• Réserver et organiser la logistique des déplacements professionnels pour les collaborateurs de l’Institut,
• Réaliser les tâches courantes de secrétariat (préparation et envoi de mailings, envoi et réception du courrier), saisie et mise en page des documents,
• Accueillir et orienter les personnes vers les bons interlocuteurs, lieux ou services,
• Communiquer et renseigner sur les offres de formation (contacts directs ou indirects, salons, JPO, etc.),
• Etablir les tableaux de bord ou indicateurs de l’Institut,
• Effectuer un suivi budgétaire et contrôler les dépenses de l’Institut,
• Gérer administrativement les frais professionnels,
• Organiser le tri, le classement et l’archivage des documents et dossiers étudiants (papier et numérique),
• Procéder aux commandes de fournitures administratives courantes et aux commandes auprès des Moyens Généraux (réceptions, etc.),
• Identifier les évolutions et anticiper les besoins pour optimiser la qualité du service et le fonctionnement,
• Gérer l’information sur les panneaux d’affichage,
• Conduire des projets simples,
• Gérer la billetterie des activités culturelles,
• Réaliser des statistiques liées au suivi des étudiants,
• Faire les demandes de contrats (surveillants, étudiants) auprès de la R.A.U,

Scolarité et administration pédagogique

• Gérer sur le plan administratif la scolarité des étudiants, des auditeurs libres et des apprenants,
• Etablir les conventions de stages,
• Appliquer les procédures liées à la scolarité et à la formation professionnelle continue dans le respect de la réglementation,
• Gérer, suivre les dossiers d’inscription et de réinscription (documents administratifs, choix de cours/matières, paiements de la scolarité, bourses, FPC, etc.) et effectuer la relance,
• Analyser les dossiers d’inscription et appliquer le tarif correspondant,
• Assister les étudiants, les apprenants dans leur inscription (en présence/en ligne),
• Administrer les encaissements (inscriptions étudiantes et des apprenants),
• Mettre en place l’inscription pédagogique (groupes étudiants, cursus, emploi du temps du semestre, salles, réunions…) en fonction des contraintes,
• Gérer les emplois du temps,
• Organiser les examens (logistique et administratif), les jurys,
• Gérer les bulletins de note,
• Conseiller, assister les étudiants dans la résolution de problèmes,
• Mettre à disposition les moyens logistiques pour les cours, les examens, les réunions, les évènements de l’Institut.

• Sens de l’organisation, ouverture et esprit d’initiative,
• Capacité à travailler en équipe,
• Rigueur, efficacité, autonomie,
• Capacité à gérer les priorités, gestion du stress,
• Sens de l’accueil et du service, bienveillance et capacité d’adaptation aux différents publics,
• Compétence rédactionnelle et bonne orthographe,
• Bonne maîtrise de l’informatique (Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique, Internet),
• Capacité à utiliser et à maîtriser rapidement plusieurs logiciels (Utilisation d’une base de données (Synergie), de logiciels et plateforme spécifiques: ADE (planification), SPARC (inscription en ligne), eMouv (notes de frais)